À de très rares occasions, l’Agence se rend compte de cas de fraude au sein d’une coopérative d’habitation. Le conseil d’administration, les membres et même le gestionnaire immobilier peuvent manquer les signaux avertisseurs. Une façon d'éviter une telle situation est de porter une attention particulière à ce que votre vérificateur vous dit.
Le rôle de votre vérificateur est contribuer à assurer que les lecteurs des états financiers annuels de votre coopérative (incluant ses membres) puissent s'y fier. Vous pouvez voir votre vérificateur comme une sorte de juge financier dont la tâche est de s'assurer que les états financiers présentent correctement la situation financière de la coopérative ainsi que les résultats de ses opérations et des flux financiers au cours de l'année. Lors d'une vérification, le vérificateur examine les procédures et les contrôles financiers de la coopérative. Fonctionnent-ils comme prévu et sont-ils suivis de manière systématique. Pour ce faire, le vérificateur soumet à différents tests certaines des transactions consignées dans les livres comptables. Cela ne signifie pas qu’il examine tous les chèques un à un.
The but d'une vérification normale n'est pas de voir si quelqu'un a commis une fraude. Cependant, si votre vérificateur trouve des faiblesses dans les contrôles de la coopérative, c'est son rôle d'en informer le conseil d'administration. Ceci est normalement communiqué par une lettre au conseil à la fin de la vérification.
Lorsque votre conseil d’administration rencontre le vérificateur, les administrateurs devraient être prêts à discuter autant de la lettre que des résultats présentés dans les états financiers de manière aussi détaillée que nécessaire. La rencontre pour passer en revue les états financiers est le moment idéal pour demander à cet expert comment vont les activités de la coopérative et si celui-ci a des préoccupations. C'est aussi un bon moment pour demander si le conseil d’administration ou votre gestionnaire devraient faire quoi que ce soit différemment. Si le vérificateur conseille l’adoption ou la modification de politiques ou de procédures, le conseil d’administration devrait prendre les mesures suggérées; il ne devrait obtenir la confirmation des membres que si les règlements l’exigent. Si le vérificateur mentionne que les contrôles sont faibles ou peuvent être améliorés, soyez bien attentifs à ce conseil.
La rencontre entre le vérificateur et l’ensemble des membres consiste souvent, mais pas toujours, en une formalité. Dans les coopératives qui fonctionnent bien, les membres se fient à leur conseil d’administration pour veiller aux finances et à l’administration de la coopérative.
Cependant, comme ce sont les membres qui détiennent l’autorité suprême au sein de la coopérative – élection des administrateurs, approbation des règles et des règlements et nomination du vérificateur – ils sont tout à fait en droit de poser des questions au vérificateur à propos des états financiers, comme :
- Avons-nous eu une bonne année?
- Nos états financiers sont-ils fiables ou avez-vous eu à y effectuer de nombreux changements?
- Nos contrôles internes sont-ils bons?
- Avez-vous eu de la difficulté à déterminer si nos états financiers sont justes?
- Avez-vous rencontré le conseil d’administration? Les administrateurs ont-ils accepté de suivre les recommandations que vous avez faites?
- Un de nos rapports de l’Agence indique que notre niveau de risque est plus élevé que la moyenne des autres coopératives. Êtes-vous du même avis?
- Sommes-nous exposés à de possibles poursuites qui pourraient mettre notre coopérative à risque?
Les réponses pourraient pousser les membres à poser quelques questions à leur conseil d’administration.